Dlaczego warto uporządkować obieg umów
Umowy są ważną częścią codziennego działania każdej firmy. Dotyczą współpracy z klientami, dostawcami, pracownikami, partnerami i usługodawcami. Gdy dokumenty są przechowywane w wielu miejscach, a ich akceptacja odbywa się przez wiadomości e-mail, łatwo o opóźnienia, pominięcie ważnego etapu lub utratę informacji o kosztach.
Elektroniczny obieg umów pozwala uporządkować cały proces: od przygotowania dokumentu, przez konsultacje i akceptację, aż po podpisanie, archiwizację oraz kontrolę wydatków. Nie chodzi wyłącznie o zastąpienie papieru plikami elektronicznymi. Największą wartością jest stworzenie jasnych zasad, dzięki którym każda osoba wie, co ma zrobić i w jakim terminie.
Zacznij od analizy obecnego procesu
Przed wyborem programu lub konfiguracją automatyzacji warto dokładnie opisać obecny sposób pracy. Dobrym rozwiązaniem jest prześledzenie kilku typowych umów, na przykład umowy z dostawcą, umowy sprzedażowej oraz aneksu.
Zwróć uwagę na:
– osoby przygotowujące i sprawdzające dokumenty,
– liczbę wymaganych akceptacji,
– sposoby przekazywania plików,
– miejsca przechowywania umów,
– czas potrzebny na realizację poszczególnych etapów,
– informacje o kosztach i budżetach,
– problemy pojawiające się najczęściej.
Warto również porozmawiać z pracownikami korzystającymi z procesu na co dzień. Osoby z działu zakupów, sprzedaży, administracji, księgowości i kierownicy zespołów mogą wskazać trudności, których nie widać w formalnych procedurach.
Na tym etapie nie trzeba jeszcze szukać idealnego rozwiązania. Najpierw należy ustalić, co rzeczywiście wymaga poprawy i które elementy procesu są najważniejsze.
Określ typy umów i ścieżki akceptacji
Nie każda umowa powinna przechodzić przez taki sam obieg. Dokument dotyczący niewielkiego, powtarzalnego zakupu może wymagać tylko jednej akceptacji. Umowa o większej wartości lub złożonym zakresie może wymagać sprawdzenia przez kilka osób.
Przydatne jest podzielenie umów na grupy, na przykład:
– umowy sprzedażowe,
– umowy zakupowe,
– umowy z dostawcami,
– umowy o współpracy,
– aneksy i przedłużenia,
– umowy jednorazowe,
– dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji.
Dla każdej grupy określ:
- kto tworzy pierwszy projekt,
- kto sprawdza treść,
- kto zatwierdza warunki handlowe,
- kto akceptuje koszt,
- kto podpisuje dokument,
- gdzie umowa jest przechowywana,
- kto odpowiada za dalszy nadzór.
Takie zasady ograniczają liczbę niejasności i zmniejszają ryzyko wysyłania dokumentów do niewłaściwych osób.
Połącz umowę z informacjami o kosztach
Sam dokument nie zawsze pokazuje pełny koszt współpracy. W umowie mogą znajdować się opłaty cykliczne, koszty dodatkowe, limity, rabaty, terminy płatności lub warunki automatycznego przedłużenia. Dlatego obieg umowy powinien obejmować także podstawowe dane finansowe.
Przy każdym dokumencie można rejestrować między innymi:
– nazwę dostawcy lub klienta,
– właściciela umowy w firmie,
– dział odpowiedzialny za współpracę,
– wartość jednorazową,
– wartość cykliczną,
– walutę,
– okres obowiązywania,
– planowany budżet,
– centrum kosztów,
– datę odnowienia,
– informacje o dodatkowych opłatach.
Nie trzeba od razu tworzyć bardzo rozbudowanego formularza. Zbyt duża liczba pól może utrudnić pracę i prowadzić do wpisywania przypadkowych danych. Na początku wybierz informacje, które są potrzebne do akceptacji, raportowania i późniejszego pilnowania terminów.
Wybierz rozwiązanie dopasowane do firmy
System do elektronicznego obiegu umów powinien pasować do skali organizacji, liczby dokumentów i istniejących narzędzi. Przed podjęciem decyzji sprawdź, czy rozwiązanie umożliwia:
– tworzenie różnych ścieżek akceptacji,
– nadawanie uprawnień według ról,
– wyszukiwanie dokumentów i danych,
– rejestrowanie historii zmian,
– przypominanie o zadaniach i terminach,
– przechowywanie załączników,
– generowanie raportów,
– obsługę podpisu elektronicznego,
– eksport danych do innych systemów,
– zabezpieczenie dostępu do poufnych informacji.
Ważna jest także łatwość obsługi. Nawet rozbudowany system nie przyniesie dobrych rezultatów, jeśli pracownicy będą omijać go i wracać do wiadomości e-mail oraz lokalnych folderów.
Przed wdrożeniem warto przeprowadzić test na niewielkiej grupie użytkowników. Pozwoli to sprawdzić, czy formularze są zrozumiałe, a poszczególne kroki nie zajmują więcej czasu niż wcześniej.
Ustal zasady dotyczące dokumentów
Elektroniczny obieg powinien obejmować nie tylko przesyłanie plików, lecz także sposób ich nazywania, wersjonowania i przechowywania. Przydatna jest jedna, prosta konwencja nazw, na przykład zawierająca typ dokumentu, kontrahenta, rok i numer.
Ustal również:
– która wersja umowy jest aktualna,
– kto może ją edytować,
– kiedy dokument staje się nieedytowalny,
– gdzie trafiają projekty i podpisane kopie,
– jak przechowywane są aneksy,
– kto może pobierać dokumenty,
– jak długo dokumenty są przechowywane.
Dzięki temu pracownicy nie będą korzystać z nieaktualnych plików. W systemie powinna być widoczna historia działań, obejmująca między innymi zmiany treści, akceptacje, odrzucenia i daty podpisania.
Zautomatyzuj powtarzalne czynności
Automatyzacja powinna wspierać pracowników, a nie komplikować proces. Najlepiej zacząć od prostych reguł, takich jak:
– przypomnienie o niezatwierdzonym zadaniu,
– powiadomienie o zbliżającym się końcu umowy,
– przekazanie dokumentu do kolejnej osoby po akceptacji,
– oznaczenie przekroczenia ustalonego limitu,
– utworzenie zadania dla właściciela umowy,
– wygenerowanie zestawienia aktywnych dokumentów.
Szczególnej uwagi wymagają umowy odnawiane automatycznie. Przypomnienie powinno pojawić się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby firma mogła zdecydować, czy chce kontynuować współpracę, renegocjować warunki lub zakończyć umowę.
Zadbaj o uprawnienia i bezpieczeństwo
Umowy często zawierają dane handlowe, informacje o cenach oraz dane kontaktowe. Dostęp do nich powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście go potrzebują. W praktyce warto zastosować różne poziomy uprawnień dla pracowników przygotowujących dokumenty, osób akceptujących, administratorów i użytkowników przeglądających raporty.
Należy także ustalić zasady korzystania z kont, zmian haseł, dostępu po odejściu pracownika oraz tworzenia kopii zapasowych. Dobre rozwiązanie powinno zapewniać rejestrowanie aktywności i możliwość szybkiego sprawdzenia, kto wykonywał poszczególne działania.
Przeszkol pracowników i mierz efekty
Wdrożenie nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Pracownicy powinni otrzymać krótkie instrukcje oraz wiedzieć, gdzie zgłaszać pytania. Warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wsparcie i regularnie zbierać informacje o trudnościach.
Skuteczność procesu można oceniać za pomocą prostych wskaźników:
– średni czas akceptacji umowy,
– liczba dokumentów oczekujących,
– liczba umów bez właściciela,
– liczba przegapionych terminów,
– udział umów obsłużonych elektronicznie,
– zgodność kosztów z zatwierdzonym budżetem.
Na podstawie tych danych można stopniowo poprawiać formularze, ścieżki akceptacji i zakres automatyzacji.
Zacznij od małego zakresu
Najbezpieczniejszym podejściem jest wdrożenie pilotażowe. Wybierz jeden typ umów, jeden dział lub ograniczoną grupę użytkowników. Przetestuj cały proces, od utworzenia dokumentu po raportowanie kosztów, a następnie popraw elementy powodujące trudności.
Dopiero po zebraniu doświadczeń rozszerzaj rozwiązanie na kolejne obszary. Dzięki temu firma ograniczy ryzyko błędów, szybciej pokaże pierwsze efekty i łatwiej przekona pracowników do nowych zasad. Elektroniczny obieg umów powinien rozwijać się razem z organizacją, zapewniając porządek, przejrzystość i lepszą kontrolę nad zobowiązaniami.